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南京大學附屬中學數字檔案室建設實施方案
發表日期: 2018/11/14 17:48:20作者:李愛華  訪問量:1242

南京大學附屬中學

校字(2017)           第9號文

————————————————

 

 

南京大學附屬中學數字檔案室建設實施方案

 

一、 指導思想和原則

學校數字檔案是社會信息資源的一個重要組成部分,建設學校信息數字化檔案是社會發展、現代化建設的需要,對資源檔案的管理、利用和保存發展都具有重大意義,是實現檔案資源信息管理科學化、系統化的重要舉措。學校要要充分運用計算機先進技術,充分實現檔案管理的自動化,對檔案進行全面的數字化處理,實現計算機網絡環境下快速傳遞、檢索和資源共享等功能。按照“統籌規劃、落實措施,明確職責”的原則,加強數字檔案資源建設與管理,促進室藏檔案數字化,更好、更便捷地為教育教學服務。

二、組織領導

(一)成立數字檔案室建設領導小組

 長:李海燕、朱  

副組長:王四寶、諸鐘亮、宋裕香、成華、越紅東

 員:蔣智勇、顧德華、吳曉清、李愛華、單向陽、張成、楊子若、胡榕、馬燕、張曉芳、竇建麗、蔡圣紅、陳啟浩、楊曉燕、楊岸青、周明

(二)成立業務指導組和技術支持組

邀請鼓樓區檔案局信息指導科對我校數字檔案室建設工作進行具體的指導、檢查。

1.基礎業務:建立數字化加工系統,實現對電子文件歸檔和室藏檔案數字化后形成的電子檔案管理、移交、統計分析等。

2..數據檔案資源建設:目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫、專題數據庫及檔案數據化工作等。

學校業務指導組成員:李愛華及相關處室老師

學校技術支持組由區檔案局信息指導科張科指導,改進完善“珥仁數字檔案管理系統”,搭建好數字檔案室建設管理應用平臺,收集、整理、匯總學校電子文件種類、目錄格式及相關專業系統建設情況,按需推進接口建設。

三、實施步驟和措施

(一) 實施步驟

第一階段:文書業務檔案數字化(2017年9月—2017年12月)

根據學校信息化總體規劃,決定建設數字檔案室,在區檔案局信息技術科指導和幫助下,對歷年來室藏全部各類檔案案卷級、文件級和專題檔案目錄,按照檔案局推薦的目錄格式進行數據錄入,同時對教育教學形成的照片資料按照類別建檔,錄入文字說明;對獲得的榮譽證書、獎狀進行拍攝、掃描,文件名稱與實體檔案檔號一致。

第二階段:計劃準備(2018年3月—2018年4月)

在教育教學中產生的電子文件種類、目錄格式等進行收集、整理、歸總,制定科學、規范的《電子文件材料歸檔范圍和保管期限表》。

第三階段:研讀通知、細則

認真學習、理解《江蘇省數字檔案室等級評估辦法》的通知精神,對照“數字檔案室評估細則”進行自我測評,分析研究,制定改進措施。

(二) 具體措施

1.制定工作推進表

根據評估細則,結合學校工作實際情況,明確職責范圍,制定工作推進表。

2.建立電子文件歸檔制度

根據江蘇省地方標準《數字檔案館建設規程》(DB32/T1892—2011)中“數字檔案室評估細則”明確電子文件、電子檔案管理及安全保密規定,建立健全本單位相關工作管理制度,科學編制《電子文件材料歸檔范圍和保管期限表》,參照本單位《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》,反映本單位主要職能活動,具有查考利用價值的電子文件均應列入,并明確其電子文件歸檔范圍、責任、格式、程序、方法、時限和質量要求。經區檔案局審核、批準后進行備案。

3.完善基礎設施

學校配備專用計算機、掃描儀、打印機、移動存儲、光盤刻錄機等硬件設備。

利用“檔案綜合管理平臺”(珥仁檔案一體化管理系統)進行檔案管理。

4.目錄數據庫建設

工作內容:學校室藏全部各類檔案案卷級、文件級和專題檔案目錄,實現計算機檢索。

技術要求:按照《檔案著錄規則》(DA/T18)的規定采集目錄數據,要求數據錄入完整、標準、規范。專題檔案目錄按照南京市檔案局推薦的目錄格式、標準格式由區檔案局提供。

5.數字化加工

工作內容:現有室藏檔案長期和短期保存的文書檔案,重要的檔案,特種載體檔案(照片、聲頻、視頻、實物檔案等),及其他重要檔案,均屬檔案數字化的范圍。

技術要求:紙質檔案數字化加工,按照《檔案數字化轉換操作規程》(DB32/T1894—2011)的規定進行數字化加工。

照片檔案數字化加工,建議彩色照片采用“JPEG”模式,黑白照片采用“灰度”模式;掃描光學分辨率應不低于600dpi,掃描圖像縮放比例應為100%;掃描后的照片應用無損壓縮的格式保存,建議為TIFF格式。

實物檔案數字化加工,通過拍攝數碼照片完成,實物檔案對應的數碼照片文件名與實物檔案本身的檔案檔號一致,建議照片用JPEG格式保存。

音頻檔案數字化加工,錄音帶數字加工時采用頻率建議為44.1KHZ,采樣數位建議為16bit,采樣聲道的選擇應與原音頻素材的聲道狀態相符合。推薦采用WAV、MP3、WMA格式保存。

視頻檔案數字加工,錄像帶數字加工中數據傳輸率建議不低于1Mb/s,采用MPEG2、AVI格式保存。

6.日常管理

電子文件的規范管理:各單位在政務系統、業務管理系統、門戶網站中產生的有保存價值的電子文件與業務數據,均需集中登記如數字檔案室(包括原文)。日常工作中需歸檔的紙質來文,需數字化后上傳到數字檔案室中統一管理,并與其目錄數據進行有效掛接。

多媒體檔案管理:應歸檔數碼格式的視頻、聲頻、照片文件,均需上載到全區檔案管理系統中統一管理,并與其目錄數據進行有效掛接。

數據的安全管理和維護:按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和有關保密規定實施數字檔案室建設,杜絕信息丟失、篡改、泄密、系統破壞等事故發生。

各單位指定專人負責檔案數據的維護與管理,數據歸檔前,應對數據的真實性、完整性和有效性進行必要的鑒定,確認達到要求后才可正式歸檔;歸檔后檔案數據,原則上不能進行刪、改操作。

四、工作要求

(一)統一認識,加強領導

各處室、級部要充分認識到數字檔案室建設是學校信息化建設的重要組成部分,是檔案管理現代化的必然要求,是數字檔案室建設的必備基礎。要將數字檔案室建設工作列入單位工作日程,明確1名領導負責數字檔案室建設工作,并落實具有一定計算機應用能力,能熟練運用檔案管理的教師作為實施人員。要合理安排檔案員工作任務,并從人財物方面給予必要的保障。

(二)精心計劃,落實到位

參照《方案》,結合上級業務主管部門的有關規定,和學校的實際情況,確定數字檔案室建設的具體方案和實施計劃。認真梳理在業務工作中產生的電子文件及電子數據,摸清學校電子文件形成的種類、文件格式及重要程度,特別是涉及民生的電子文件及數據,做到涵蓋業務工作的方方面面,使部門職能中所產生重要信息得到有效管理。

 

 

 

南京大學附屬中學

2017年9月

 

 

 

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